Revolut: Beschaffungsmanagement beim Aufbau einer hybriden Arbeitssituation für die Zukunft

Die Pandemie hat die digitale Akzeptanz beschleunigt, und die Unternehmen sind aufgrund von Einschränkungen gezwungen, "hybrid" zu werden. Die Fortschritte von Revolut in diesem Bereich sind weit fortgeschritten, so dass die Methodik und die Tipps, die sie auf dem Markit Forum Virtual 2021 teilen, für alle Teilnehmer von Nutzen sind.

Rimvydas Butenas, Revoluts Tech Services Manager für Vilnius & APAC, erklärte, dass ihr Beschaffungssystem "hausgemacht" ist und vollständig auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten und kontinuierlich verbessert wurde. Das Backoffice ist in Jira integriert und bietet einen zentralen Ort für alles, vom Lieferantenmanagement bis zur Budgetplanung.

IT-Anfragen werden als Tickets an die richtigen Abteilungen weitergeleitet, z. B. IT-Hardware und -Software. Jeder im Unternehmen kann eine Budget-/Artikelanforderung einreichen, ihren Fortschritt verfolgen und sehen, wer sie bearbeitet. Es handelt sich um einen sehr transparenten, dokumentierten Ablauf, bei dem der genaue Prozess in den verschiedenen Regionen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen feinabgestimmt wird.

Als die Pandemie ausbrach, hat Revolut sofort neue Tools/Prozesse eingeführt:

Hotdesking-Funktion zur Reservierung eines Sitzplatzes im Büro und automatische Benachrichtigung der Kollegen mit Hilfe einer speziellen Software.
Das Projekt "Safety Sally", bei dem ergonomische Geräte zu den Mitarbeitern nach Hause geliefert werden, alles, was die Arbeit zu Hause bequem macht. Revolut ermöglichte es den Mitarbeitern, eine Umfrage über ihre häusliche Einrichtung auszufüllen, und gewährte ihnen dann ein Budget, um ihre Einrichtung zu verbessern und sie direkt nach Hause liefern zu lassen.
Diese enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, der IT-Abteilung und der Beschaffungsabteilung gewährleistet die Sicherheit der Mitarbeiter zu Hause und die Einhaltung der örtlichen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.
Bereitstellung des richtigen Maßes an Internetzugang und Fernunterstützung sowie Schulung zur optimalen Nutzung der Fernunterstützungstools.
Es wurde alles getan, um sicherzustellen, dass die täglichen Aufgaben so effizient erledigt werden, als ob der Mitarbeiter im Büro arbeiten würde.

Die wichtigste Kennzahl im Beschaffungswesen von Revolut, einem schnell wachsenden Unternehmen, sind die Einstellungsprognosen, so dass sie genaue Vorhersagen treffen und weder zu viel noch zu wenig einkaufen, sondern nur genau das, was sie brauchen. Es ist zu beachten, dass einige Revolut-Büros kein IT-Personal vor Ort haben, so dass alles aus der Ferne verwaltet werden muss, wobei zu beachten ist, dass einige Standorte keine Lagermöglichkeiten haben.

Während der Pandemie steht das Revolut-Team in engem, häufigem und idealerweise persönlichem Kontakt mit den Anbietern, da die Vorlaufzeiten aufgrund von IT-Engpässen ein Problem sein können. Rimvydas räumte ein, dass dieser Ansatz Herausforderungen mit sich bringt, insbesondere angesichts des anhaltenden schnellen Wachstums von Revolut:

Erhebliche Vorlaufzeitrisiken - daher ist Flexibilität bei der Produktauswahl erforderlich.
Der Brexit stellt besondere logistische Herausforderungen dar (Revoluts Hauptsitz befindet sich in Großbritannien)
Regionale Expansion ohne persönliche Besuche in den Büros verursacht Komplexität.
Ungeplante Nachfragespitzen, z. B. wenn viele Menschen schnell an Bord kommen müssen, was dazu führen kann, dass Lagerbestände wiederverwendet und ein reichhaltiger Notvorrat angelegt werden muss.

Eine Umfrage unter Revolut-Mitarbeitern brachte ein überraschendes Ergebnis: Nur 2 % wollten wieder Vollzeit im Büro arbeiten. Tatsache ist, dass die neue Realität hybrides Arbeiten ist, zumindest das, was die Mitarbeiter von Revolut (und vermutlich auch vieler anderer Unternehmen) bevorzugen würden.

Angesichts dieser neuen Realität wurden also umgehend neue Strategien und Pläne eingeführt, um die Rolle des Büros neu zu definieren.

WFH Covid19-Notfallplan: Arbeitskräfte zu Hause gemäß den Richtlinien der nationalen/weltweiten Gesundheitsbehörden
Neue RevLabs-Strategie: Umwidmung der Revolut-Büros in flexible Räume für die Zusammenarbeit, mit 70 % Kollaborationsfläche
Neue Richtlinie zur Arbeit im Ausland (60 Tage pro Jahr): Mitarbeiter können bis zu 60 Tage innerhalb eines rollierenden Zeitraums von 12 Monaten im Ausland arbeiten
Neue Richtlinie für Heimarbeit: Die Mitarbeiter können wählen, wo sie arbeiten - zu Hause, im Büro oder in einer Kombination aus beidem. Diese Regelung soll bis Ende 2021 vollständig umgesetzt werden.

Zweifelsohne ist Revolut der Zeit voraus, wenn es darum geht, hybrides Arbeiten zu ermöglichen, und verfügt über die entsprechenden Beschaffungsstrategien, um es zu einem Erfolg zu machen.

Schauen Sie sich die Präsentation auf YouTube an.

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